Электронный архив

Электронный архив - комплексное решение по созданию и наполнению электронного архива документов, обеспечению их надежного хранения и оперативной доступности, а значит - эффективного использования. Электронный архив оптимальным образом решает задачи текущего хранения документов, на этапе которого наибольшую значимость приобретает оперативность доступа к информации и наличие возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Сотрудники подразделений, владеющие соответствующими правами, в любой момент могут получить его электронную копию. Бумажный оригинал при этом остается в оперативном архиве централизованной службы, откуда после окончания определенного срока он передается непосредственно в централизованный архив организации. Такая форма хранения значительно снижает возможность потери документов и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа.

Электронный архив - этот качественно новый уровень использования документальной информации. Его внедрение дает мощный импульс для развития органам государственного управления, министерствам и ведомствам, архивам, банкам, промышленным предприятиям и корпорациям, большим коммерческим фирмам, учреждениям науки, образования и культуры.

• Повышение надежности хранения информации, уменьшение риска потери важной информации вследствие халатности персонала или воздействия внешних факторов
• Повышение эффективности использования информации за счет уменьшения времени на поиск необходимых документов
• Обеспечение доступа к информации практически из любой территориально удаленной точки при условии наличия соответствующих прав доступа
• Интеграция с другими информационными системами предприятия

Электронный архив выполняет следующие функции:

• Организация хранения электронных версий документов и учетной информации
• Ведение классификаторов и рубрикаторов и их использование для поиска документов
• Установление и поддержание логических связей между документами
• Организация поиска документов
• По атрибутам регистрационных карточек
• Полнотекстовый поиск
• По аннотациям
• Обеспечение доступа к учетной информации и электронным документам в соответствии с правами доступа
• Идентификация электронных документов по их реквизитам
• Формирование отчетов о работе пользователей с электронным архивом
  

Hummingbird Enterprise - простая и надежная система для гибкого управления вашими информационными активами. Hummingbird Enterprise осуществляет поддержку промышленных объемов хранения, многоуровневой системы ограничения доступа. Наличие механизмов кластеризации и балансирование нагрузки удовлетворяет требования к электронному архиву большой территориально распределенной структуры.

Использование Hummingbird Enterprise позволит предприятиям:

• Сохранять документы разного типа из разных носителей в логически простом архиве неограниченного объема.
• Во много раз сократить время поиска, сортировки, распространения документов.
• Пересматривать большой набор информационных источников, независимо от формата данных, которые в них находятся.
• Обеспечить высокий уровень безопасности важной информации при прозрачном доступе для авторизованных пользователей.
• Целиком восстановить данные после сбоя.
• Вытягивать, фильтровать и обрабатывать данные из любых корпоративных источников, включая ERP-системы, CRM, билинговые, банковские, производственные и прочие.
• Обеспечить доступ ко всем источникам информации через единый пользовательский интерфейс.
• Разделить физическое представление (файлы/сервера) хранилища документов от логического (проекты, пользователи, бизнес-содержание).
• Создавать отчеты.
• Автоматизировать коллективную разработку документов и распространение.

Ключевые преимущества Hummingbird Enterprise:

• Общая платформа для управления всеми корпоративными информационными ресурсами. Hummingbird Enterprise позволяет организациям максимально эффективно использовать свои информационные ресурсы - данные, которые помещаются в документах, изображениях, распечатках, Web-ресурсах, сообщениях электронной почты и других источников. Управление этими ресурсами из единой платформы позволяет поддерживать интегрированность и целостность информационной системы.
• Поддержка разных типов программных приложений. Наличие поддержки такого великого множества типов документов обеспечивает и поддержку широкого круга приложений. Например, Hummingbird Enterprise наполняет внутренним содержанием процессы управления документами, публикацию и управление содержимым Web, операции, связанные с электронной коммерцией, корпоративные информационные порталы, системы управления взаимоотношениями с заказчиками и приложения для самостоятельной работы.
• Решение от одного поставщика. Решение одного поставщика, такое как Hummingbird Enterprise, снижает затраты, связанные с пониманием, развертыванием, интеграцией, обновлением и поддержкой великого множества продуктов.
• Единая точка входа в систему для пользователей исключает необходимость знать местонахождение нужных документов, а также ускоряет обучение пользователей.
• Упрощенное администрирование и поддержка. Hummingbird Enterprise содержит все технологии, связанные с управлением документами и бизнес-процессами, поэтому с точки зрения администрирования и поддержки система содержит меньше трудностей.
• Снижение затрат, связанных с интеграцией. Решение Hummingbird может существенным образом снизить затраты, связанные с интеграцией компонентов системы от разных поставщиков, предоставляя комплексное решение на модульной основе. Продукты Hummingbird простые во внедрении и поддержке, а также в интеграции с такими системами, как ERP и CRM.
  

Подробнее о продуктах Hummingbird

Потому что над проектами работает команда высококлассных специалистов, которая:

• Обеспечивает комплексный подход к разработке систем управления документами.
• Имеет положительный опыт внедрения систем управления документами на украинских предприятиях.
• Предлагает отработанную методологию внедрения как всего комплекса решений, так и его отдельных частей.